4 WMS FUNKTIONALITET
I det følgende beskrives kortfattet om typiske funktionaliteter i et WMS system. Beskrivelsen er dels opdelt på generelle funktioner, som alle WMS systemer bør indeholde, og dels på mere specielle funktioner, som måske ikke findes som standard i et givent system, men som der er måske heller ikke behov for i din virksomhed.
4.1 GENERELLE FUNKTIONER
Alle WMS systemer bør indeholde de nedenstående funktioner, men hver enkelt funktionalitet kan variere i mængden af de mere specifikke features i hver funktionsoverskrift.
4.1.1 BASIS FUNKTIONER
Grundlæggende er et WMS system meget afhængig af de basale data som er påkrævet. Der er både statiske data, som definerer hvordan systemet er sat op og dynamiske data, som sikrer ,at der er styr på flow og beholdning. Jo mere avancerede funktioner, jo større er kravet normalt til datadisciplin.
- Nummerering af lokationer. Lagerhal, reolrække eller reolgang, placering i reolrækken (fag eller position), placering i højden og evt. placering i reolfag (bredde eller dybde).
- Lokationsspecifikationer. Fysiske dimensioner eller typer (fx pallehøjde, max. vægt), bufferlokation, pluklokation (fast eller flydende).
- Definition af arbejdsområder (Material Handling Area - MHA). Regler i hvert MHA og samspil med andre MHA.
- Operatørdefinitioner og -rettigheder i systemet.
- Varestamdata (typisk oprettes/slettes varer i ERP systemet, men mange supplerende informationer vedligeholdes i WMS systemet).
- Definition af emnebærertyper (palletyper, kassetyper, rullepaller, bure mm.).
- Last og dellast informationer. Information om indholdet på de emnebærere, der lagres eller transporteres rundt i systemet.
4.1.2 VAREMODTAGELSE
Indkøbsordrer til leverandører skal overføres fra ERP systemet til WMS systemet. Det bør være grundreglen, at der ikke accepteres modtagelse af varer uden, at der er en tilhørende indkøbsordre. Dette giver samtidigt et overblik over en forventet arbejdsbelastning i varemodtagelsen.
Der bør reelt ikke være nogen begrænsning i hvor langt ud i fremtiden indkøbsordrerne rækker, men i praksis er et par uger tilstrækkeligt. Det er dog vigtigt at WMS systemet kan håndtere, at der sker opdateringer af endnu ikke modtagne indkøbsordrer.
Splitleverancer på samme indkøbsordre kan give problemer. Få klarlagt hvad kravene er til dette og aftal med WMS leverandøren hvordan i håndterer splitleverancer i henholdsvis ERP og WMS systemet.
Minimering af fejl på lageret starter med, at man er meget omhyggelig med at registrere korrekt i varemodtagelsen. Funktionalitet skal derfor minimum indeholde:
- Oversigt over planlagte indkøbsordrer.
- Præregistrering af levering (leverance med x antal paller eller pakker modtaget).
- Registrering af varer i leverancen i relation til indkøbsordren.
- Håndtering af overlevering og splitleveringer.
- Registrering af reklamationer og kvalitetsanmærkninger.
- Returvarehåndtering.
Funktionalitet vedr. palle regnskab, og evt. andre transporttyper, kan også være et relevant krav til WMS systemet.
4.1.3 INDLAGRING
Når modtagne varer er registreret skal WMS systemet styre den efterfølgende videre håndtering af varen, hvor størstedelen normalt er indlagring på lagerlokationer.
Ved indlagring til en lagerlokation skal denne først vælges af WMS systemet ud fra et miks af følgende oplysninger:
- Lasttype (palletyper, containere, bure, kasser etc.)
- Højde, vægt (ved differentierede lokationsstørrelser)
- Lagerzone (temperatur eller andre opdelinger I områder)
- Placering af anker(plukke-)lokation
Når WMS systemet har valgt en egnet lagerlokation, dannes et transport job fra varemodtagelsen til lagerlokationen. Transportjobs kan være printet på papir, men er i dag oftest opgaver, som administreres via trådløse terminaler. Her taler vi om emnebærere (1/1-paller, 1/2 –paller osv.) med samme vare på større lagre. Er der tale om en emnebærer med flere forskellige varer, skal disse registreres samlet og indlagres ved at WMS systemet danner en påpladslægningsrunde, hvor varerne indlagres svarende til en ”omvendt” plukrunde.
Specielt for varer i restordre, skal der genereres et transportjob til forsendelsesområdet, hvor varerne kan distribueres til de ordrer hvor de er i manko. Efterfølgende indlagres restmængden eller flyttes evt. direkte til pluklokation.
4.1.4 ORDREPLANLÆGNING
Kundeordrerne skal overføres fra ERP systemet til WMS systemet. En praktisk tidshorisont på hvor langt ud i fremtiden disse bør række, afhænger af varernes holdbarhed og udsvingene i arbejdsbelastningen. Generelt er mulighederne for kapacitetsudjævning i dagligvarebranchen meget begrænsede pga. holdbarheds krav. I andre brancher er der større muligheder for at udnytte planlagte fremtidige leverancer (splitleverancer, rammeaftaler, ordrer med ”lang” leveringshorisont) til, at kapacitetsudjævne arbejdsbelastningen. Skulle din virksomhed have denne mulighed, vil det kræve at, WMS systemet har en funktionalitet, der understøtter, at ordrer bliver ekspederede og opbevarede, inden de skal forsendes. For ikke at optage plads i forsendelsesområdet skal pallen kunne indlagres på lageret. Skal dette kan være en praktisk løsning, kræves at varerne er rimeligt homogene mht. størrelse og andre opbevaringskrav som f.eks. temperatur og fugtighed.
Det er vigtigt at få gjort sig tanker om, hvilke informationer der relevante for den person, der er ansvarlig for at frigive/igangsætte de kundeordrer som skal ekspederes og hvilke muligheder denne person skal have mht. at ændre og udskyde leverancer.
Som et minimum skal der, pr. ordre/kunde være en oversigt over:
- Planlagt afgangsdato og tid
- Oplysninger over eventuel manko på en ordre. Accepterer kunden manko på varer i leverancen? (En leverance til en bryllupsmiddag med kød til 2/3 af gæsterne vil f.eks. ikke være acceptabelt)
- Mulighed for at undersøge forventede leveringer af varer i manko
- Status på aktiverede ordrer, ordrer der arbejdes på, ordrer der er klar til forsendelse og ordrer der er afsendt
WMS systemet bør endvidere kunne vurdere seneste acceptable tidspunkt for aktivering af pluk, hvis afgangstiden skal kunne overholdes.
Få afklaret definitionen af hasteordrer og hvordan disse skal håndteres. Den systemmæssige hasteordre, er når ordren defineres som en hasteordre i ERP systemet og sendes til WMS systemet, der så automatisk aktiverer ordren til ekspedition, uden at afvente accept fra den ordreplanlæggende operatør. Dette sikrer at en hasteordrer ikke ”syltes” eller overses. Omvendt stiller det krav til sælgerne om, at de ikke kan definere deres ”normale” ordrer som hasteordrer.
WMS systemet bør kunne samle forskellige ordrer til samme leveringsadresse inden for samme tidsrum. Dette vil typisk være kunder, der har faste leveringsdatoer, hvor der så samles op på, at hasteordrer, restordrer, tillægsordrer og hvad de nu ellers benævnes, som derpå sendes sammen med den ”gængse” ordre.
Er der forventninger om egentlige bemandingsforslag til den aktuelle ordremængde, skal dette vurderes nøje. I praksis vil det være behæftet med megen unøjagtighed, når et WMS system beregner en samlet nødvendig bemanding. WMS systemet kender ikke den planlagte aktuelle bemanding og deres effektivitet. WMS systemet har normalt ikke differentieret information om effektiviteten på f.eks. en lille og en stor dag (sammensætningen af ordrerne). Skal WMS systemet kunne give med et bedre bemandingsestimat end den erfarne ”lagerchef”, vil det kræve, at WMS systemerne har et mere statistisk orienteret beslutningsværktøj, end det for nuværende er tilfældet.
4.1.5 EKSPEDITION
Jo mere fysisk forskelligeens virksomheds varer er, jo flere plukkeområder vil der typisk være på lageret.
For at undgå en ressourcekrævende konsolidering i vareforsendelsen, kan en løsning være at ekspedere ordren løbende plukområde for plukkeområde (sekventielt). Dette kan gøres med samme eller forskellige plukkere, men det vil kun være egnet for relativt homogene varer og vil forlænge tiden til ordrehåndteringen. I el og vvs branchen er varerne ofte så af så forskellig fysisk beskaffenhed, og håndteringsudstyret til plukkerne så forskelligartet, at småvarer, pallevarer og langgods af praktiske årsager håndteres separat. Når varerne ikke med fordel kan plukkes sekventielt, kan de lige så godt plukkes sideløbende og dermed opnå den hurtigere ordrehåndtering. Om varerne efterfølgende konsolideres, afhænger af de praktiske omstændigheder og det aftalte niveau af kundeservice.
Når en ordre er frigivet til ekspedition, vil WMS systemet opdele ordren til ekspedition i de forskellige definerede områder (MHA – Material Handling Areas). Opsætningen for de enkelte MHA afgør om varerne til ordren plukkes sekventieltog/eller sideløbende. Uanset opsætningen bør WMS systemet kunne vise status for ordren i de forskellige områder, så den ansvarlige kan følge fremdriften af ekspeditionen.
WMS systemet skal også opdele ordren pluk og ”hellast” håndtering, sådan at fx 60 kasser bliver ekspederet ved, at tage en 1/1 palle (40 kasser) og plukke de resterende 20 kasser. ”Hellast” håndteringerne (1/1, ½ , ¼ paller, bure, containere osv.) håndteres som transportjob til truck.
WMS systemet bør kunne sættes til både enkeltordre pluk og batchpluk inden for hvert plukkeområde (MHA). Der bør være parametre, så plukrunderne kan begrænses mht. volumen og/eller antal ordrelinjer. For batchpluk skal man naturligvis bl.a. have en parameter for antal ordrer i batchen.
WMS systemet skal understøtte dit valg af den kontrol, der ønskes for at opnå den plukkesikkerhed, der ønskes. Det er normalt en afvejning mellem plukkesikkerhed og effektivitet. Kontrollen er typisk registrering af pluklokationen via kontrolcifre eller stregkode og/eller stregkoder på selve varerne, men kan også bestå af en separat delvis eller fund kontrol i pakkeriet. Vi anbefaler, at systemerne indrettes således, at man producerer sig til kvalitet, i stedet for at kontrollere sig til kvalitet.
Ved brug af diverse trådløse plukketerminaler, skal WMS systemet understøtte online justeringer af plukkeantal samt give mulighed for supplerende produktinformation.
WMS systemet bør også understøtte muligheden for at parkere en ordre midlertidigt. Det kan f.eks. være placering af den delvist færdigtplukkede ordre i et bufferområde inden videre pluk, eller ved en kvalitetsinspektion som er tilfældigt udvalgt, efter en %-parameter for hvor mange ordrer der skal kontrolleres.
Efter pluk skal WMS systemet understøtte information om den videre transport af ordren(-erne), til næste plukområde, parkering, Q-inspektion, produktion, montage, pakning og naturligvis forsendelsen.
4.1.6 FORSENDELSE
Der er stor forskel på, hvor meget WMS systemet kan og skal styre i vareforsendelsen. Som et minimum er der et eller flere forsendelsesområder, som de varer der skal afsendes er relateret til. Endvidere kan der, for hvert forsendelsesområde, være tilknyttet et antal porte og/eller baner til oprankning af varerne. På større lagre skal WMS systemet kunne styre, at varerne afleveres til foruddefinerede baner/porte.
Der skal være funktionalitet til at flytte rundt på pakker fra en palle til en anden (eller andre emnebærer typer), med henblik på optimering pakningen af lastbilerne og konsolidering af varer fra forskellige plukområder til samme forsendelse.
Der skal være en oversigt, hvoraf det fremgår, om de forskellige leverancer er klare til forsendelse. Det skal være muligt at se, hvor langt de enkelte ordrer er i færdiggørelsesprocessen.
Har man behov for at kontrolregistrere hvilke paller, der bliver læsset på lastbilerne, skal der være en læssekontrolfunktion i WMS systemet. For kølevarer vil dette give dokumentation for, hvor længe varerne har været uden for køl.
4.1.7 GENOPFYLDNING
WMS systemet skal styre genopfyldningen af pluklokationerne. Det enkleste er, at når pluklokationen er tom, skaber WMS systemet et genopfyldningsjob fra bufferlokationen til pluklokationen. Er det en palle, sendes et job til trucken og denne henter og afleverer pallen på pluklokationen. Systemet skal også kunne håndtere situationer, hvor man ikke genopfylder hele mængden på pallen til pluklokationen, men hvor den resterende mængde skal genindlagres på bufferlageret.
Er genbestillingspunktet for opfyldning større end nul, vil det som oftest betyde at der vil være varer på pluklokationen, når denne genopfyldes. Normalt er det defineret hvor mange styk, der skal genopfyldes med, men dette skal kunne reguleres og registreres. Er der tale omFIFO (First In First Out) kritiske varer, er det bedst ikke at blande varer med forskellig holdbarhedsdato på samme pluklokation.
Det skal også være muligt for plukkerne at aktivere genopfyldning. Plukkeren bestiller typisk opfyldning lige før lokationen er tom. Tilsvarende skal det også være muligt for truckførerne at styre genopfyldningen. Nogle steder gennemføres genopfyldningen på bestemte tider for at adskille pluk og genfyldning.
Er der transportled i genopfyldningen af varerne, skal det undersøges, om WMS systemet understøtter funktionen. Eksempelvis skal en palle hentes i smalgangsreoler med en smalgangstruck, der placerer pallen for enden af reolgangen. Herfra skal pallen hentes med en truck, og transporteres til en pluklokationen.
Har man eksempelvis en ekstern lagerbygning, som kun bruges til bufferlager, kan man have brug for at operere med primær og sekundær buffer. I plukområdet har man, ud over sine pluklokationer, også bufferlokationer (primære) med de varer, som er i den eksterne lagerbygning. Når beholdningen i den primære buffer når et defineret niveau, flyttes varer fra den sekundære buffer (det eksterne lager) til den primære buffer. Samme princip kan anvendes, hvis der skal være et mindre lager i produktionen.
4.1.8 OMFLYTNINGER OG MANUELLE TRANSPORTER
Hovedparten af de fysiske håndteringer på lageret er automatisk aktiveret og styret af WMS systemet ud fra modtagelse af varer til indkøbsordrer, samt pluk og forsendelse af varer til kundeordrer.
Lagerstyringssystemet skal dog også kunne håndtere omflytninger af varer mellem forskellige lagerlokationer, samt manuelt aktiverede transporter af varer til definerede områder.
Der vil altid være behov for selv at bestemme, om varer skal flyttes. Disse flytninger skal naturligvis registreres i WMS systemet. Ved brug af terminaler gøres dette on-line i forbindelse med den fysiske flytning.
Der skal også være mulighed for at bestille transport af varer til visse områder. Det kan være varer, der skal bringes til kvalitetsinspektion i et specielt område, eller varer som skal ompakkes.
4.1.9 LAGEROPTÆLLING
Med indførelse af et WMS system vil revisionen normalt ikke længere stille krav om de tidskrævende komplette lageroptællinger på lageret.
Den hyppigst forekomne lageroptælling sker i forbindelse med pluk. Når en lokation plukkes tom, vil det ses om forventet antal på lokationen og det antal som plukkeren ser stemmer overens. Med terminaler registreres afvigelser on-line i forbindelse med plukning.
Der skal være mulighed for at planlægge optællingsrunder ud fra diverse kriterier:
- Dato for hvornår varen sidst har været optalt
- Fysisk afgrænsning af område der skal optælles
- Specifik udvælgelse af varer der skal optælles
- Eventuel varegruppe(r) der skal optælles
Der skal naturligvis også kunne gennemføres en komplet lageroptælling.
Ved de planlagte lageroptællinger ses ofte et ønske om at afvigelser noteres, så der efterfølgende kan genereres endnu en optælling, til udførelse af en lagermedarbejder med kompetence til at regulere afvigelser.
Fælles for alle registreringer af afvigelser fra forventet lagerbeholdning er, at der bør kunne registreres en årsagskode (eksempelvis 1=regulering ved lageroptælling, 2=vare beskadiget, 3=dato udløbet osv.).
4.2 MERE SPECIELLE FUNKTIONER
I de foregående afsnit er de generelle funktioner gennemgået, som skal være indeholdt i et WMS system. Gennemgangen dækker de basale lagerstyringsfunktioner. I dette afsnit nævnes andre WMS funktioner som ikke nødvendigvis er påkrævet for lige dit lager.
Truckoptimering
På større lagre med mange trucks, skal der være fokus på WMS systemets funktionalitet til optimering af truck kørslen. Jo flere trucks der er på lageret, jo større behov for reduktion af kørsel med ”tomme gafler”. Der er stor forskel på hvordan truckoptimeringen eller truckopgaverne styres i WMS systemerne. Er dette vigtigt, skal denne funktionalitet ses efter i sømmene hos de leverandører, der er på tale.
Yard management
Dette er styring af tilkørslen til portene uden for lageret, også kaldet køregården. Store lagre, hvor der er et stort volumen flow, kan have brug for et system til at styre hvor og hvornår lastbiler, til de forskellige forsendelser, skal være ved den port, hvor varerne er ranket op.
3. PARTS LOGISTIK
Lagerhoteller har behov for at skelne mellem ejerforholdene på de varer der håndterea. Hvis man har lagerkapacitet i overskud, kan denne sælges til virksomheder, der modsat mangler og har brug for ekstern lagerkapacitet. 3. parts logistikfunktionaliteten gør det muligt at have varerne lageret mellem hinanden. Man behøver altså ikke at lave et særskilt fysisk område til den enkelte kundes varer.
Multi-site
Hvis man har flere fysisk adskilte lagre, der fungerer uafhængigt af hinanden, vil nogle af WMS systemerne kunne håndtere dette frem for at man skal have et WMS system på hvert lager.
Sprogsupport
Har man lagre i flere lande, der fungerer uafhængigt af hinanden, vil nogle af WMS systemerne byde på muligheden for understøttelse af flere forskellige sprog.
Bill of material (BOM)
BOM er kort sagt en stykliste for en vare. Der kan således oprettes styklister for varer i WMS systemet. I en produktionsvirksomhed, kan funktionen på ingen måde erstatte et regulært produktions- og materialestyringssystem, men kan anvendes til lettere pakke- eller montage opgaver. Eksempelvis kan samme vare blive til flere varenumre, når varen skal have forskellige brugsanvisninger og emballering, alt efter hvem kunden er. WMS systemet får overført ordren på varenummeret og genererer derpå en ordre, der indeholder de relevante varelinjer, for de varer der indgår.
Cross docking
Cross docking indebærer at varer føres direkte fra varemodtagelsen til forsendelsen uden opbevaring på lageret, f.eks. ved hjemkomst af skaffevarer. Det er tale om varer leveret i den mængde, som kunden har bestilt, og skal ikke forveksles med varer i restordre – jfr. ovenfor. Funktionaliteten er her at styre konsolideringen af disse varer med de øvrige varer, der er plukket på lageret til den samme kunde/leverance.
4.3 PLANLÆGNINGSMULIGHEDER OG BRUGERINTERFACES
Det er vigtigt, at WMS leverandøren giver en detaljeret gennemgang af de planlægningsmuligheder, som det pågældende WMS system indeholder, og herefter internt vurdere, om dette lever op til forventningerne, som i dette tilfælde ofte er ikke specificerede. Hvis man på forhånd detaljeret vil specificere, hvilke planlægningsmuligheder man har behov for, vil det kræve erfarne ressourcer.
Opbygningen af skærmbilleder og menuer skal være let tilgængelig for brugerne. Hvad der udgør et godt brugerinterface er naturligvis en subjektiv vurdering. Det vil ofte være en fordel, hvis de forskellige brugere ikke skal benytte mange forskellige skærmbilleder i det daglige arbejde. Når leverandøren fremviser sit system, vil han gerne vise alt hvad det kan, hvilket normalt er ret omfattende. Det er derfor vigtigt at planlægge en sådan gennemgang så funktionaliteten gennemgås for hver operatør type så som:
- Varemodtagelsespersonale
- Truckførere
- Plukkere
- Vareforsendelsespersonale
- Lagerchef (den eller de ansvarlige for planlægning og igangsætning af ordrer)
Det er vigtigt at leverandøren gør det klart for de enkelte brugertyper, at det er relativt få skærmbilleder de skal bruge i det daglige. Der er mange eksempler på præsentationer, hvor brugerne har syntes, at WMS systemet var alt for komplekst, fordi det ikke blev gjort klart, hvad lige netop de skulle bruge.
Når de basale funktioner er gennemgået, kan leverandøren så vise alle de andre faciliteter i WMS systemet.
4.4 STATISTIK OG RAPPORTER
Der er normalt masser af standard rapporter og statistikker i WMS systemerne. Der er logget information om operatører, varebevægelser, lagermængder og fyldningsgrader i de forskellige lagerafsnit. Systemerne lever normalt op til medicinalbranchens krav om sporbarhed. Uanset hvor mange statistikker og rapporter, der følger med WMS systemet, vil den kreative lagerchef før eller siden have ønsker til nogle helt specifikke rapporter. Det er derfor vigtigt at se på, hvad der kræves for selv at definere, hvilke data man vil trække ud af systemet. Skal der laves SQL udtræk fra databaserne? Eller kan ønskede data defineres i menuer og trækkes over i regneark? Vurder om det er vigtigt selv at kunne lave nye rapporter, eller om det vil være begrænset og dermed ikke så vigtigt om leverandøren skal involveres.